Deschiderea unui punct de lucru – ghid complet pentru firme și PFA

24 iulie 2025

Agenți imobiliari

Romconsulting International

Sursa foto: Romconsulting.com

Extinderea afacerii printr-un punct de lucru este un pas firesc pentru multe firme și PFA-uri din România. Totuși, acest proces implică respectarea unor cerințe legale și administrative specifice. Dacă te afli în situația de a deschide un punct de lucru, este esențial să înțelegi pașii necesari, documentele solicitate și implicațiile fiscale.

În acest ghid, vei găsi toate informațiile esențiale despre deschiderea unui punct de lucru, de la definițiile legale și criteriile de selecție a spațiului, până la lista documentelor necesare și costurile implicate. Aceste informații îți vor oferi o imagine clară asupra întregului proces și te vor sprijini în luarea celor mai bune decizii pentru dezvoltarea afacerii tale.

Cuprins

• Ce este un punct de lucru și când este necesar?
• Criterii de alegere a unui imobil pentru punct de lucru
• Model de completare pentru cererea de deschidere a unui punct de lucru si alte acte necesare
• Procedura de înregistrare a punctului de lucru la ONRC și ANAF
• Tipuri de imobile potrivite în funcție de activitate
• Acordul vecinilor pentru punctul de lucru la casă sau bloc și autorizații necesare necesare pentru funcționarea acestuia
• Contracte specifice pentru punctul de lucru – închiriere și comodat
• Costuri și taxe pentru deschiderea unui punct de lucru
• Diferențe între punct de lucru, sediu social și sediu secundar din perspectivă imobiliară

Ce este un punct de lucru și când este necesar?

Conform Legii nr. 31/1990 privind societățile comerciale, modificată prin Legea nr. 222/2023, un punct de lucru este un sediu secundar unde o societate comercială își desfășoară activitatea economică. Această definiție este importantă pentru a înțelege când devine obligatorie deschiderea unui punct de lucru pentru afacerea ta.

Necesitatea înființării unui punct de lucru apare în anumite situații. Dacă sediul social al firmei tale este înregistrat la o adresă, dar activitatea propriu-zisă se desfășoară într-o altă locație, legea te obligă să declari această locație ca punct de lucru pentru firmă. De exemplu, dacă ai înregistrat firma cu sediul social într-un apartament, dar ulterior ai închiriat un spațiu pentru a-ți primi clienții și a lucra zilnic, acel spațiu trebuie declarat ca punct de lucru pentru firmă.

Dacă intenționezi să deschizi un magazin, un birou de consultanță, un atelier de producție sau orice alt spațiu unde desfășori activități economice constant, ai nevoie de un punct de lucru. O societate poate înființa oricâte puncte de lucru dorește, oriunde în România, indiferent de județul în care este înregistrat sediul social.

Ai la dispoziție maximum 15 zile de la începerea activității în noua locație pentru a declara punctul de lucru la Registrul Comerțului. Dacă nu respecți acest termen, riști sancțiuni administrative, de aceea este important să planifici din timp toate formalitățile necesare. Pentru a evita orice neplăceri, asigură-te că ai toate documentele pregătite și că respecți termenele limită impuse de lege.

Criterii de alegere a unui imobil pentru punct de lucru

Pentru a alege spațiul potrivit pentru deschiderea punct de lucru, trebuie să analizezi cu atenție mai mulți factori care vor influența activitatea ta.

• Un criteriu important este destinația urbanistică a imobilului, care trebuie să permită desfășurarea activității pe care o ai în vedere. Un spațiu cu destinație de locuință nu poate fi folosit pentru activități comerciale fără avize suplimentare.
• Suprafața spațiului trebuie să fie adecvată activității și numărului de angajați care vor lucra în acel punct de lucru. Pentru birouri, se recomandă aproximativ 10-15 metri pătrați per persoană, în timp ce pentru activități comerciale sau de producție, este posibil să ai nevoie de mai mult spațiu. Ia în calcul și spațiile auxiliare, cum ar fi depozitele, grupurile sanitare sau locurile de parcare.
• Localizarea este un factor important pentru succesul punctului de lucru. Dacă ai contact direct cu clienții, alege un spațiu aproape de mijloacele de transport în comun, cu locuri de parcare disponibile și vizibil din stradă. Pentru birouri, accesibilitatea și imaginea zonei pot fi mai importante decât vizibilitatea comercială.
• Este util să analizezi și concurența din zonă pentru a evalua potențialul locației. Dacă există multe afaceri similare, poate fi un semn că zona este potrivită pentru activitatea ta, dar poate indica și o concurență prea mare. De asemenea, este bine să te gândești dacă afacerea ta se completează cu alte afaceri din zonă, ceea ce ar putea atrage mai mulți clienți.

Model de completare pentru cererea de deschidere a unui punct de lucru si alte acte necesare

Documentele necesare pentru deschiderea punct de lucru sunt bine stabilite și trebuie pregătite cu atenție pentru a evita întârzierile. Lista de acte necesare pentru deschiderea unui punct de lucru variază în funcție de statutul juridic al spațiului, dar există documente de bază valabile în toate situațiile:

• Cererea de înregistrare este documentul principal și trebuie completată conform modelului de completare de pe site-ul ONRC. Aceasta trebuie să conțină informații corecte despre firmă, adresa exactă a punctului de lucru și tipul de activitate desfășurată. Orice greșeală poate duce la respingerea dosarului.
• Actul constitutiv al societății și certificatul constatator actualizat sunt documente pentru punctul de lucru obligatorii, care dovedesc existența legală a firmei și situația sa juridică. Certificatul constatator trebuie să fie recent, nu mai vechi de 30 de zile la data depunerii dosarului.
• Hotărârea Adunării Generale a Asociaților sau decizia asociatului unic privind deschiderea punctului de lucru trebuie să menționeze clar adresa noului punct de lucru și să aprobe această extindere a activității. Dacă societatea are un singur asociat, este suficientă o decizie scrisă și semnată de acesta.
• Dovada dreptului de folosință asupra spațiului este unul dintre cele mai importante documente pentru punct de lucru. Aceasta poate fi un contract de vânzare-cumpărare (dacă spațiul este proprietatea firmei), un contract de închiriere sau un contract de comodat. Documentul trebuie să fie valabil cel puțin un an de la data înregistrării punctului de lucru.
• Reprezentantul legal al firmei trebuie să completeze și să semneze o declarație pe propria răspundere, prin care confirmă că informațiile din dosarul de înregistrare sunt corecte. Dacă punctul de lucru se află într-un condominiu, este necesar și acordul vecinilor afectați direct, obținut conform legii. Asigură-te că ai toate aceste documente în original și copie, conform cerințelor ONRC.

Procedura de înregistrare a punctului de lucru la ONRC și ANAF

Înregistrarea punct de lucru presupune două etape: înregistrarea la Oficiul Național al Registrului Comerțului și declararea punctului de lucru la Agenția Națională de Administrare Fiscală. Fiecare etapă are cerințe și termene specifice.

Înregistrarea la ONRC se face prin depunerea dosarului la oficiul teritorial competent. Dosarul se depune la ONRC-ul de pe raza sediului social al firmei, indiferent de locația punctului de lucru. Termenul de soluționare este de maximum 5 zile lucrătoare de la depunerea dosarului complet, iar taxa de înregistrare se plătește conform tarifelor în vigoare.

După ce obții certificatul constatator care atestă înregistrarea punctului de lucru, trebuie să îl declari la ANAF în maximum 30 de zile de la data înregistrării la ONRC, conform art. 85 din Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedură fiscală.

Formularul pentru declararea la ANAF depinde de numărul de angajați care vor lucra în punctul de lucru. La acesta trebuie să anexezi copia certificatului de înregistrare fiscală a sediului principal, certificatul constatator al punctului de lucru emis de ONRC, rezoluția ONRC de aprobare a înregistrării și dovada de spațiu (contract de închiriere, comodat sau proprietate). Pentru punctele de lucru cu peste 5 angajați, ai nevoie și de o declarație pe propria răspundere privind numărul exact de angajați care vor lucra în noua locație.

Tipuri de imobile potrivite pentru înființarea punctului de lucru în funcție de activitate

Alegerea tipului de imobil pentru deschiderea unui punct de lucru pentru un SRL sau deschiderea unui punct de lucru pentru un PFA trebuie să țină cont de specificul activității și de cerințele legale. Fiecare tip de activitate are caracteristici care influențează tipul de spațiu necesar și amenajările specifice.
Spațiile de birouri sunt potrivite pentru activități de consultanță, servicii financiare, IT, marketing sau alte servicii profesionale care nu presupun interacțiune directă cu publicul. Aceste spații trebuie să ofere un mediu de lucru adecvat, cu facilități pentru lucrul la calculator, întâlniri și arhivarea documentelor. Un sediu într-o clădire de birouri poate spori credibilitatea firmei tale.

Pentru activitățile comerciale cu vânzare directă către clienți, cele mai bune sunt spațiile de la parter, cu vitrine și acces direct din stradă. Acestea trebuie să fie vizibile, să aibă trafic pietonal intens și locuri de parcare pentru clienți. Suprafața necesară depinde de tipul de produse vândute și de numărul estimat de clienți. Dacă ești în căutarea unei locații în capitală, există numeroase spații comerciale în București care corespund acestor criterii, fie în zone centrale, fie în cartiere cu potențial de dezvoltare.

Deschiderea unui punct de lucru – ghid complet pentru firme și PFA

Sursa foto: Romconsulting.com

Activitățile de producție, depozitare sau logistică necesită spații industriale sau hale cu caracteristici tehnice specifice, cum ar fi acces pentru camioane, instalații electrice adecvate, sisteme de ventilație și, eventual, facilități speciale pentru depozitarea sau prelucrarea materiilor prime. De obicei, este mai avantajos să alegi o zonă industrială sau o locație la periferia orașului, datorită costurilor mai mici și a accesului facil pentru transport.

Dacă afacerea ta combină mai multe tipuri de activități, un imobil cu destinație mixtă poate fi o soluție eficientă. De exemplu, o firmă de producție poate avea nevoie de birouri pentru administrație, zone de producție și depozite. Această abordare poate reduce costurile și îmbunătăți eficiența. Analizează cu atenție cerințele specifice ale activității tale înainte de a lua o decizie.

Acordul vecinilor pentru punctul de lucru la casă sau bloc și autorizații necesare necesare pentru funcționarea acestuia

Pentru a obține autorizarea punctului de lucru, nu este suficientă doar înregistrarea la ONRC și ANAF. În funcție de activitate și de locație, este posibil să ai nevoie de autorizații sectoriale și acorduri specifice pentru a funcționa legal.

Dacă punctul de lucru este amplasat într-un imobil tip condominiu, va fi necesar să obții acordul vecinilor. Fie că este vorba de un apartament într-un bloc sau de un spațiu într-o casă multifamilială, legislația impune anumite condiții.

Potrivit Legii nr. 196/2018, ai nevoie de acordul scris al vecinilor direct afectați, atât de pe orizontală (apartamentele laterale), cât și de pe verticală (deasupra și dedesubt). În plus, este necesar și avizul comitetului executiv al asociației de proprietari.

Această procedură poate necesita timp, de aceea este recomandat să o demarezi cât mai devreme, pentru a evita întârzierile în înregistrarea punctului de lucru.

Majoritatea activităților economice au nevoie de o autorizație de funcționare eliberată de primăria locală. Aceasta confirmă că activitatea este compatibilă cu destinația urbanistică a zonei și respectă normele locale de urbanism și mediu.

Unele activități necesită autorizații sanitare, de mediu sau de la alte autorități. De exemplu, activitățile din domeniul alimentar au nevoie de autorizație sanitară, cele care pot afecta mediul au nevoie de autorizație de mediu, iar cele care implică manipularea de substanțe periculoase pot necesita autorizații speciale.

Deschiderea unui punct de lucru poate avea implicații urbanistice, mai ales dacă schimbi destinația unui imobil. Dacă vrei să desfășori o activitate comercială într-un imobil cu destinația de locuință, trebuie să obții avizele urbanistice necesare și, eventual, să modifici certificatul de urbanism al imobilului. Acest proces poate fi costisitor și poate dura câteva luni. Verifică cu atenție toate cerințele specifice ale primăriei locale înainte de a începe activitatea.

Contracte specifice pentru punctul de lucru – închiriere și comodat

Dreptul de folosință asupra unui spațiu pentru punctul de lucru se dovedește prin documente legale, cele mai frecvente fiind contractul de închiriere și contractul de comodat. Alegerea între cele două depinde de relația dintre firmă și proprietar, precum și de implicațiile fiscale și juridice.

Contractul de închiriere se folosește atunci când firma plătește chirie pentru spațiu. Documentul trebuie să includă adresa exactă, suprafața închiriată, durata, valoarea chiriei, modalitățile de plată, precum și clauze referitoare la destinația spațiului, întreținere, reparații și condițiile de reziliere. Pentru a fi acceptat de ONRC la înregistrarea punctului de lucru, contractul trebuie să aibă o durată de cel puțin un an. Ideal este să includă și o clauză de prelungire, pentru a evita întreruperi în activitate.

Contractul de comodat se încheie atunci când spațiul este pus la dispoziția firmei gratuit, de regulă de către un asociat, administrator sau o persoană apropiată. Acesta trebuie să cuprindă datele părților, descrierea spațiului, durata și obligațiile fiecărei părți. Avantajul principal este lipsa unei chirii, ceea ce reduce costurile operaționale ale firmei.

Totuși, pentru a fi acceptat de autoritățile fiscale, contractul de comodat trebuie să respecte condiții clare: o durată rezonabilă, justificare economică și transparență în relația dintre părți. În caz contrar, poate fi considerat un avantaj în natură.

Pentru a face alegerea corectă între cele două variante, este recomandat să consulți un avocat sau un consultant fiscal, care te poate ghida în funcție de situația specifică a firmei tale.

Costuri și taxe pentru deschiderea unui punct de lucru

Când planifici bugetul pentru deschiderea unui punct de lucru, trebuie să incluzi toate taxele pentru deschiderea punctului de lucru și costurile conexe care pot apărea pe parcursul procesului. Aceste costuri depind de complexitatea activității și de specificul locației.

Taxele pentru deschiderea punctului de lucru la ONRC includ taxa de înregistrare (calculată conform tarifelor oficiale) și taxa de publicare în Monitorul Oficial (dacă este necesară). Pentru deschiderea punctului de lucru pentru un SRL, aceste taxe sunt, de obicei, mai mari decât pentru deschiderea unui punct de lucru pentru un PFA, din cauza procedurilor mai complexe pentru societățile comerciale.

Pe lângă taxele oficiale, trebuie să iei în calcul și costurile cu obținerea documentelor necesare (certificate constatatoare, copii legalizate ale actelor) și eventualele traduceri autorizate. Dacă apelezi la un consultant juridic sau contabil, vei avea costuri suplimentare.

Costurile cu autorizațiile specifice pot varia mult în funcție de activitate. Informează-te din timp despre toate autorizațiile necesare și include aceste costuri în bugetul total. Nu uita să incluzi și costurile cu amenajarea spațiului și achiziționarea echipamentelor necesare.

Diferențe între punct de lucru, sediu social și sediu secundar din perspectivă imobiliară

Este important să înțelegi diferențele dintre punct de lucru, sediu social și sediu secundar pentru a gestiona eficient patrimoniul imobiliar al firmei și pentru a respecta obligațiile legale. Fiecare concept are implicații juridice, fiscale și operaționale specifice.

Sediul social este adresa oficială a firmei, unde primește corespondența și unde se presupune că se află centrul de conducere. Din punct de vedere imobiliar, sediul social poate fi într-un spațiu deținut, închiriat sau chiar la domiciliul unuia dintre asociați, cu respectarea legii. Sediul social nu trebuie să fie neapărat locul unde se desfășoară activitatea economică.

Punctul de lucru este locul unde se desfășoară o parte din activitatea economică a firmei, fiind diferit de sediul social. Din punct de vedere imobiliar, acesta trebuie să respecte cerințele specifice activității și normele urbanistice și de siguranță. Spre deosebire de sediul social, punctul de lucru este destinat operațiunilor concrete și necesită amenajări specifice.

Sediul secundar este un concept mai larg, care poate include punctele de lucru, sucursalele sau filialele firmei. Din punct de vedere imobiliar, acesta implică, de obicei, un spațiu mai mare și mai complex decât un punct de lucru, cu facilități pentru mai multe activități și, eventual, cu personal de conducere local. Alegerea depinde de strategia de dezvoltare a afacerii și de resursele disponibile. Înțelegerea acestor diferențe te va ajuta să iei decizii informate și să eviți eventualele confuzii.

Deschiderea unui punct de lucru reprezintă o oportunitate de creștere pentru afacerea ta, dar necesită o abordare strategică și o înțelegere clară a cerințelor legale. Asigură-te că ai toate documentele necesare, că respecți termenele limită și că alegi un spațiu adecvat pentru activitatea ta. Consultă un specialist dacă ai întrebări sau nelămuriri, pentru a evita eventualele probleme. Cu o planificare atentă și o execuție corectă, vei putea beneficia de avantajele unui punct de lucru și vei contribui la dezvoltarea afacerii tale.